Importancia del cierre contable

Para un cierre sin fisuras, necesitamos los extractos bancarios de todo el año, el inventario valorado a 31 de diciembre, el detalle de deudas pendientes, las actas de posibles litigios y todos los justificantes de inversiones realizadas. Cuanta más transparencia y documentación aportes, más blindado estará tu cierre ante una posible inspección de Hacienda.

Es lo más normal del mundo. El resultado contable sigue las normas del Plan General de Contabilidad (para saber cuánto has ganado de verdad), mientras que el resultado fiscal sigue la Ley del Impuesto sobre Sociedades (para saber por cuánto quiere Hacienda que pagues). En el cierre, realizamos los llamados ajustes extracontables para conciliar ambos mundos, asegurándonos de que aproveches todos los incentivos fiscales legales sin incurrir en errores.

Aunque el cierre oficial es anual, en Gestoría Galiano recomendamos realizar «cierres intermedios» trimestrales. Esto permite detectar errores sobre la marcha, prever cuánto vas a pagar de impuestos al final del año y tomar medidas correctoras antes de que el ejercicio termine. Esperar a diciembre para revisar todo el año suele ser una receta para el estrés y las oportunidades perdidas.

Porque contablemente, lo que has comprado pero no has vendido aún no es un gasto, sino un activo que está en tu estantería. Si no realizamos la variación de existencias al cierre, tu beneficio estaría distorsionado: parecería que has ganado mucho menos dinero del real porque habrías computado como gasto compras de productos que aún tienes disponibles para vender. Es un punto crítico para evitar pagar impuestos de más o de menos.

Aunque el ejercicio suele coincidir con el año natural (del 1 de enero al 31 de diciembre), el plazo legal para la formulación de las Cuentas Anuales es de tres meses desde el cierre (hasta el 31 de marzo). Sin embargo, a efectos de impuestos trimestrales, la contabilidad debe estar prácticamente cerrada a mediados de enero para poder presentar el cuarto trimestre de IVA y los pagos a cuenta del IRPF con garantías.

¿Cómo elegir una buena gestoría?

Las amortizaciones representan el desgaste o envejecimiento de los activos de la empresa (maquinaria, ordenadores, mobiliario, vehículos). Es un gasto que no supone una salida de caja, lo que lo convierte en una herramienta de ahorro fiscal excelente. Al cierre, debemos aplicar los coeficientes correctos según las tablas de la AEAT para reducir el beneficio contable y, por tanto, pagar menos Impuesto de Sociedades o IRPF, reflejando al mismo tiempo el valor real de nuestro patrimonio.

Para repartir dividendos no basta con haber tenido beneficios. El cierre contable debe confirmar que, tras el reparto, el Patrimonio Neto no sea inferior al capital social. Además, la ley obliga a destinar un 10% del beneficio a la Reserva Legal hasta que esta alcance el 20% del capital social. Solo una vez cubiertas las atenciones legales y estatutarias, y formuladas las Cuentas Anuales, la Junta General puede aprobar el reparto de dividendos.

Es fundamental diferenciar el resultado contable del resultado fiscal. Durante el cierre, en Gestoría Galiano identificamos aquellos gastos que, aunque han salido de la caja de la empresa (como multas, donativos o ciertos gastos de representación sin factura), no son deducibles según la ley. Estos deben tratarse mediante ajustes extracontables positivos. No hacerlo correctamente implica presentar una liquidación de impuestos errónea que generará sanciones e intereses de demora en el futuro.

El cierre contable busca el resultado económico real de la empresa según el Plan General Contable. El cierre fiscal, en cambio, consiste en aplicar sobre ese resultado las leyes de los impuestos (como el Impuesto de Sociedades) para saber cuánto hay que pagar. A menudo, un gasto contable (como una multa) no es un gasto fiscal, y ahí es donde nuestra labor de asesoría es fundamental para ajustar ambos mundos.

Aunque los autónomos en módulos no tienen la obligación de llevar una contabilidad tan estricta como una S.L., es altamente recomendable llevar un registro de ingresos y gastos. Primero, porque en cualquier momento puedes pasar a estimación directa y necesitarás esos datos, y segundo, porque es la única forma de saber si tu negocio es realmente rentable más allá de lo que pagas de cuota fija.

Aquí existe una dualidad importante. Según la normativa mercantil, los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a tu negocio deben conservarse durante 6 años a partir del último asiento realizado. Sin embargo, a efectos de la Ley General Tributaria, el plazo de prescripción de los impuestos es de 4 años. En Galiano recomendamos siempre seguir el criterio mercantil de los 6 años para garantizar la seguridad jurídica total ante cualquier requerimiento.

Aunque suelen mencionarse juntos, cumplen funciones distintas. El asiento de regularización salda las cuentas de ingresos y gastos (grupos 6 y 7) para determinar si ha habido pérdidas o ganancias, trasladando el resultado a la cuenta de Pérdidas y Ganancias. Por otro lado, el asiento de cierre es el último paso técnico que «deja a cero» las cuentas de balance (activos, pasivos y patrimonio neto) para que el libro diario quede cerrado hasta el día siguiente, cuando se realice el asiento de apertura del nuevo año.